Eine Antwort erfinden
Der Text klingt richtig, die prüfende Stelle akzeptiert ihn, und 18 Monate später fragt ein Prüfer nach dem beschriebenen Verfahren. Aus einer kaufmännischen Abkürzung wird eine Abweichung, und eine falsche Erklärung.
Fehlt ein Dokument, helfen wir Ihnen, es zu erstellen.
Eine Frage ohne belegendes Dokument hat keine gute Antwort. Erfinden ist gefährlich, Auslassen kostet den Auftrag. Es gibt einen dritten Weg, und er ist der Grund, warum die meisten unserer Kunden sich für uns entscheiden.
Was eine dokumentarische Gap-Analyse ist
Eine dokumentarische Gap-Analyse zeigt für eine gegebene Menge an Anforderungen, welche davon Ihre vorhandenen Dokumente nicht belegen können. Sie unterscheidet ein fehlendes von einem veralteten Dokument und ordnet die Lücken nach dem Risiko, das sie erzeugen.
Das Problem
Zwei schlechte Optionen, und eine dritte
Das Feld leer lassen
Ehrlich und teuer: ein leeres Feld wird als fehlende Maßnahme gelesen. Bei einer bewerteten Frage kostet es Punkte, bei einer verpflichtenden den Auftrag.
Das Dokument schreiben
Die Lücke wird erklärt, eine Verantwortliche benannt, und das Dokument aus Ihrer tatsächlichen Praxis entworfen, anschließend entsteht die Antwort aus diesem freigegebenen Dokument.
Der Mechanismus
Vier Schritte, von der Lücke zur zitierbaren Quelle
Dies ist keine Mustersammlung. Eine allgemeine Richtlinie, die Ihre Praxis nicht beschreibt, ist schlimmer als keine: sie ist ein Dokument, das ein Prüfer an der Realität messen wird.
1Die Lücke wird erkannt und erklärtwährend der Erstellung
Nicht nur „keine Antwort gefunden“, sondern: welche Anforderung nicht abgedeckt ist, warum die vorhandenen Dokumente sie nicht belegen, und was ein tragfähiges Dokument enthalten müsste.
2Eine Verantwortliche wird benanntunmittelbar
Die Lücke wird der Person zugewiesen, die das Wissen hat, ISB, Datenschutzbeauftragte, Qualitätsmanagement, Betrieb, mit Frist zur Abgabe.
3Das Dokument entsteht aus Ihrem BestandStunden, nicht Wochen
Ein erster Entwurf wird aus Ihren vorhandenen Dokumenten, Ihrer Terminologie und Ihrer Organisation erzeugt und von Ihrer Fachperson korrigiert. Wir beschreiben keine Maßnahme, die Sie nicht durchführen.
4Die Antwort entsteht aus dem freigegebenen Dokumentam selben Tag
Nach Freigabe geht das Dokument in den Bestand ein, und die Antwort wird daraus erzeugt, mit Seite, Version und namentlicher Freigabe wie jede andere Antwort.
Die Folge
Jeder Fragebogen lässt Ihren Nachweisbestand vollständiger zurück
Die Lücke kehrt nicht zurück
Der nächste Kunde, der dieselbe Frage stellt, erhält eine Antwort aus einem vorhandenen Dokument. Der Aufwand fällt einmal an.
Die Abweichung wird vorweggenommen
Eine im März durch einen Kundenfragebogen gefundene Lücke ist eine im September vermiedene Abweichung. Günstigere Auditvorbereitung gibt es nicht.
Die Dokumentation beschreibt die Realität
Weil der Entwurf aus Ihrem Material stammt und von Ihrer Fachperson korrigiert wird, beschreibt er, was Sie tun, die einzige Art Dokument, die eine Prüfung übersteht.
Abdeckung
Die am häufigsten fehlenden Dokumente
- 01
Informationssicherheitsrichtlinie und themenspezifische Richtlinien
Zugriffskontrolle, Kryptografie, sichere Entwicklung, Lieferantensicherheit, zulässige Nutzung.
- 02
Betriebsverfahren
Datensicherung und Wiederherstellung, Patch-Management, Schwachstellenmanagement, Änderungsmanagement, Protokollierung und Überwachung.
- 03
Vorfall- und Kontinuitätsdokumente
Reaktionsplan, Meldeverfahren, Notfall- und Wiederanlaufkonzept, Testprotokolle.
- 04
Datenschutzdokumente
Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Verfahren für Betroffenenrechte, Übermittlungsverzeichnis.
- 05
Dokumente zu Dritten und Organisation
Lieferantenbewertungsverfahren, Unterauftragnehmerverzeichnis, Rollen und Verantwortlichkeiten, Sensibilisierungsprogramm.
Häufige Fragen
Fehlende Dokumente: die wiederkehrenden Fragen
01
Ist das Dokument eine allgemeine Vorlage oder unseres?
Ihres. Der erste Entwurf entsteht aus Ihrem vorhandenen Material, Ihrer Terminologie und Ihrer Organisation und wird von Ihrer Fachperson korrigiert. Eine allgemeine Richtlinie, die nicht zu Ihrer Praxis passt, ist ein Risiko, kein Gewinn.
02
Wer gibt es frei?
Ihre Fachperson, ISB, Datenschutzbeauftragte oder Qualitätsmanagement. Nichts geht ohne namentliche Freigabe in den Bestand ein, und die Freigabe ist mit Zeitstempel versehen.
03
Dient das Dokument späteren Fragebögen?
Ja: nach Freigabe ist es eine zitierbare Quelle wie jede andere, mit Versionshistorie. So hört ein Fragebogen auf, reiner Aufwand zu sein.
04
Schreiben Sie ein Verfahren für eine Maßnahme, die wir nicht durchführen?
Nein. Das wäre die Erzeugung eines falschen Nachweises. Wir beschreiben, was Sie tun; fehlt die Maßnahme selbst, bleibt die Lücke offen, bis Sie sie umsetzen.
05
Wie lange dauert es?
Ein brauchbarer erster Entwurf in Stunden statt Wochen, weil das Material in Fragmenten bereits vorhanden ist. Die eigentliche Begrenzung ist die Prüfung durch Ihre Fachperson.
Bringen Sie eine Frage mit, die Sie nachweislich nicht belegen können.
Wir zeigen Ihnen die Lücke, die verantwortliche Rolle und den ersten Entwurf des Dokuments, das sie schließt, aus Ihrem Material, in Ihrer Umgebung.