Inventer
Une phrase plausible est écrite. Elle passe le premier filtre, puis devient un engagement contractuel qu'aucun document ne soutient. Le jour de l'audit ou de l'incident, l'écart se voit, et il se paie.
Quand un document manque, nous vous aidons à le rédiger.
Aucun outil de réponse ne peut citer un document qui n'existe pas. La question est donc : que fait-on à cet instant précis ? Nous déclarons la lacune, nous désignons l'expert, et nous écrivons le document avec vous, puis la réponse est produite depuis ce document validé.
Qu'est-ce qu'une gap analysis documentaire ?
Une gap analysis documentaire compare les questions posées par un client ou un auditeur aux documents réellement détenus par l'entreprise, et identifie les preuves manquantes. Elle produit une liste de documents à écrire, hiérarchisée par l'exposition que leur absence crée.
Définition applicable à cette page. Voir le glossaire.
Le problème
Une question sans document n'a pas de bonne réponse
Trois issues possibles, et deux d'entre elles sont mauvaises. C'est le moment où la plupart des dossiers se perdent, ou se fragilisent.
S'abstenir
La case reste vide, ou porte un « en cours de formalisation ». Sur une grille notée, c'est une perte de points sèche ; sur un questionnaire éliminatoire, c'est le dossier perdu.
Écrire le document
La seule issue qui règle le problème au lieu de le déplacer. Encore faut-il savoir quel document, dire quoi, et le produire avant vendredi. C'est exactement ce que fait la plateforme.
Le mécanisme
Quatre temps, dans le flux de la réponse
La lacune est détectée et expliquée
« Aucune source ne documente la fréquence de test des restaurations. » Pas un score bas sans explication : la nature exacte de ce qui manque, et pourquoi la question l'exige.
L'expert est désigné
La question part à la personne qui détient l'information, l'exploitation pour les sauvegardes, les RH pour la sensibilisation, avec l'échéance de la remise. Pas un ticket de plus : une question précise à une personne nommée.
Le document est co-rédigé dans votre contexte
Structure attendue par les référentiels, contenu tiré de vos pratiques réelles et de vos documents existants, vocabulaire et organisation de votre entreprise. Vous corrigez, vous validez, il est à vous.
La réponse est produite depuis ce document
Le document validé est indexé, la réponse est générée avec sa source, sa page et son score. La boucle est fermée : la réponse envoyée est vraie et prouvée.
Ce que nous ne faisons pas : livrer un modèle vide à remplir, ou générer une politique générique qui ne décrit pas votre entreprise. Un document qui ne dit pas la vérité de votre organisation est un risque, pas une preuve.
La conséquence
Chaque questionnaire laisse votre référentiel plus complet qu'il ne l'a trouvé.
Répondre cesse d'être une dépense pure. Le questionnaire d'un client devient un diagnostic de conformité gratuit : vous savez ce qui manque, vous l'écrivez, et ce document sert ensuite au questionnaire suivant, à l'appel d'offres du trimestre et à l'audit de l'an prochain.
Le questionnaire suivant
La question qui bloquait est désormais couverte par une source citable.
L'audit qui viendra
Le document existe, daté et validé, avant que l'auditeur ne demande à le voir.
La non-conformité évitée
L'écart détecté aujourd'hui n'est plus un écart dans six mois.
Couverture
Les documents qui manquent le plus souvent
Observé sur les questionnaires traités : ce sont presque toujours les mêmes cinq familles. La rédaction assistée couvre ces documents et leurs annexes.
Politiques de sécurité
PSSI, politique de gestion des accès et des habilitations, politique de chiffrement, politique de développement sécurisé, charte informatique.
Continuité et résilience
Politique de sauvegarde et de restauration, plan de continuité, plan de reprise, procédure de test de restauration, registre des exercices.
Incidents et vulnérabilités
Procédure de gestion des incidents, politique de gestion des vulnérabilités et des correctifs, procédure de notification, chaîne d'astreinte.
Tiers et sous-traitance
Politique de gestion des tiers, procédure d'évaluation fournisseur, clauses de sous-traitance, registre des sous-traitants ultérieurs.
Données personnelles
Registre des traitements, politique de conservation et de purge, procédure d'exercice des droits, analyse d'impact.
Et au-delà de la sécurité
Le même mécanisme s'applique aux notes d'organisation d'un appel d'offres, aux politiques RSE et aux procédures demandées en audit externe.
Écosystème
Voir l'écosystème →
Pour construire et maintenir cette documentation dans la durée, politiques, contrôles, risques, audits, le groupe édite Smart Global Governance. La plateforme de réponse fonctionne sans lui ; ensemble, ils ferment la boucle.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur les documents rédigés
01
Le document est-il un modèle générique ou le nôtre ?
C'est le vôtre. Il est rédigé à partir de vos pratiques réelles, de vos documents existants et de votre organisation nommée. Un modèle générique ne passe ni l'audit, ni la première question de clarification d'un client.
02
Qui valide le document ?
L'expert interne désigné, nommément, dans la plateforme. La validation est horodatée. Le document devient ensuite une source citable comme n'importe quel autre document de votre référentiel.
03
Le document sert-il aux questionnaires suivants ?
Oui. Une fois validé et indexé, il alimente toutes les questions équivalentes, dans toutes les langues, et son score reflète sa version en vigueur.
04
Combien de temps pour produire un document manquant ?
Le premier jet est disponible immédiatement ; le temps réel dépend de la disponibilité de l'expert qui doit confirmer la pratique décrite. Dans la majorité des cas, le document est validé avant la date de remise du questionnaire.
05
Et si la pratique décrite n'existe pas encore dans l'entreprise ?
Alors ce n'est pas un problème de rédaction, c'est un écart réel : il est déclaré comme tel, avec la recommandation associée. Nous n'écrivons pas une politique qui décrit une pratique inexistante, ce serait fabriquer la preuve d'un contrôle absent.
06
Les documents produits restent-ils dans notre environnement ?
Oui : rédaction, validation et stockage ont lieu dans votre instance privée, jamais mutualisée, dans la juridiction que vous avez choisie. Voir la page souveraineté.
Apportez la question à laquelle vous n'avez jamais su répondre.
Nous montrons la lacune, l'expert à désigner et le premier jet du document, devant vous, sur vos documents, dans votre environnement.