Reach envoie vos questionnaires de conformité à vos fournisseurs et partenaires, relance automatiquement ceux qui ne répondent pas, et affiche le statut de chaque tiers au même endroit.
Collecter des informations auprès de ses fournisseurs suppose d'envoyer un questionnaire à chaque contact, d'attendre, puis de relancer manuellement les silencieux. Reach reprend ce cycle complet, de l'import des tiers à la validation du dossier.
Un questionnaire à faire remplir par 80 fournisseurs. Vous envoyez les messages un par un, vous notez les retours à la main, et trois semaines plus tard vous relancez de mémoire.
Vous importez la liste, vous chargez le questionnaire, vous fixez le rythme des relances. Reach envoie depuis votre propre adresse, relance ceux qui n'ont pas répondu et met à jour chaque statut.
Une campagne réunit un questionnaire, une liste de tiers, un compte expéditeur, un calendrier de relances et le contenu des emails. Elle se crée dans un assistant en cinq étapes, puis se suit depuis une fiche unique.
Vos tiers
Téléchargez le modèle Excel, remplissez-le, glissez-le dans Reach. Nom de société et email suffisent ; téléphone, langue et identifiant fiscal restent facultatifs. La saisie manuelle écran par écran reste disponible pour quelques tiers.
Un tiers porte une seule langue. Pour deux langues dans la même société, créez deux tiers.
La campagne
Choisissez les tiers concernés, jusqu'à 500 contacts par campagne. Nommez la campagne, désignez le compte d'envoi, puis joignez le questionnaire au format PDF, Word ou Excel.
Les relances
Fixez le nombre de relances, l'intervalle en jours entre chacune et une date limite. Reach relance ensuite uniquement les contacts qui n'ont pas répondu, et s'arrête à la date choisie.
Les emails
Objet, introduction et signature se rédigent par langue, en français, anglais, allemand ou espagnol. Des variables comme le nom du contact ou la date limite personnalisent chaque message, et le texte de chaque relance peut être adapté.
Le suivi
La fiche de campagne réunit les paramètres, les statistiques d'envoi et la liste des destinataires avec leur statut : Envoyé, Reçu, Relancé, Validé ou Pas de réponse. Vous pouvez relancer à la main, exporter les résultats, marquer un tiers comme terminé ou archiver la campagne.
Le journal des courriers rassemble tous les emails partis de Reach, toutes campagnes confondues.
Statuts suivis par tiers
Reach est indifférent au contenu du questionnaire : il transporte le vôtre. Les campagnes servent aussi bien une revue de sous-traitants qu'une évaluation de prestataires critiques.
Questionnaire de conformité adressé aux sous-traitants, réponses conservées avec leur horodatage.
Collecte des éléments de sécurité auprès des fournisseurs entrant dans le périmètre certifié.
Évaluation des prestataires informatiques et suivi des dossiers incomplets.
Sollicitation des partenaires pour les données extra-financières demandées par le reporting.
Ce qui coince aujourd'hui, et ce que Reach change.
Due diligence KYC et LAB-FT : deux cents tiers à qualifier, un suivi dans Excel, un audit annuel anxiogène.
Avec Reach : campagnes tracées, preuves horodatées, tableau de bord prêt pour l'audit.
Questionnaires RSE, cyber et qualité envoyés aux fournisseurs, relances chronophages, réponses éparpillées.
Avec Reach : un seul point d'entrée par tiers, relances automatiques, historique consolidé.
Évaluation des sous-traitants au titre de l'article 28 du RGPD et des annexes cyber, avec une reprise annuelle entièrement manuelle.
Avec Reach : campagnes récurrentes, centralisation, versionnement des réponses.
Validation des fournisseurs avant signature du contrat, avec une documentation parfois incomplète.
Avec Reach : dossier validé avec la traçabilité complète de la décision.
Reach s'authentifie par OAuth auprès de Microsoft ou Google : aucun mot de passe n'est stocké et l'accès peut être révoqué à tout moment depuis votre compte. La solution est européenne et souveraine.
Accès
Connexion avec votre compte Microsoft ou Google, ou par lien envoyé à votre adresse email. L'accès se révoque depuis votre compte.
Envoi
Les campagnes partent du compte de messagerie que vous connectez. Le destinataire reçoit un message venant de vous, comme s'il avait été écrit à la main.
Traçabilité
Décisions, réponses reçues, horodatage et version du questionnaire restent attachés à chaque tiers, du premier envoi au dossier validé.
Reach est la brique de collecte d'Optivalue Platform, l'intelligence artificielle souveraine dédiée à la conformité et à la due diligence. Il va chercher l'information auprès des tiers ; la plateforme l'analyse et la score.
Campagnes de questionnaires, relances automatiques, suivi par tiers. Le capteur qui rapporte l'information.
Analyse et score des réponses reçues, pour vérifier la conformité d'un tiers sur pièces.
AnticiperVeille réglementaire, pour voir venir les évolutions qui changeront vos prochains questionnaires.
Reach fonctionne intégralement par email, depuis un compte Microsoft ou Google connecté. Les limites actuelles sont les suivantes.
À la troisième étape de la création de campagne, vous indiquez le nombre de relances, l'intervalle en jours entre chacune et une date limite facultative. Reach envoie ensuite ces relances uniquement aux contacts qui n'ont pas répondu, et cesse à la date limite. Une relance manuelle reste possible à tout moment depuis la fiche de campagne.
Oui. Vous connectez un compte Microsoft ou Google au niveau de l'organisation, et les campagnes partent de cette adresse. Le destinataire voit un message venant de vous. La signature habituelle de votre client de messagerie n'est pas reprise : elle se définit dans la section Personnalisation.
Non. La connexion se fait avec votre compte Microsoft ou Google, ou par lien envoyé à votre adresse email. Reach ne stocke aucun mot de passe et vous pouvez révoquer l'accès depuis votre compte à tout moment.
Une campagne accepte jusqu'à 500 contacts. Au-delà, il suffit de créer plusieurs campagnes, chacune avec sa liste, son calendrier de relances et son contenu d'emails.
PDF, Word et Excel, dans la limite de 10 Mo par fichier. Le questionnaire reste le vôtre : Reach le transporte, le relance et suit les retours sans en modifier le contenu.
Non. Les envois sont nominatifs, partent de votre propre messagerie et s'inscrivent dans un processus de conformité ou de due diligence : un questionnaire à faire remplir, des relances mesurées, un dossier à clore. Il n'y a ni liste de diffusion commerciale, ni suivi comportemental.
En français, anglais, allemand ou espagnol. La langue est portée par le tiers : elle détermine la version d'email qu'il reçoit. Une société dont les contacts parlent deux langues se crée en deux tiers distincts.
Connectez votre messagerie, importez vos tiers, chargez votre questionnaire. Reach s'occupe des relances.