Vos réponses produites depuis vos propres documents, cohérentes avec ce que vous avez déjà déclaré à d'autres clients, sourcées et validées par un nom. L'avant-vente arbitre au lieu de rédiger, et le deal n'attend plus la disponibilité de trois experts.
Un questionnaire client est la grille d'évaluation qu'un grand compte envoie à un fournisseur pendant l'achat, pour vérifier sa solidité avant de contractualiser. Il mélange questions commerciales, techniques, sécurité, RSE et conformité, et conditionne souvent le passage à l'étape suivante.
Définition applicable à cette page. Voir le glossaire.
1 « Environnement » désigne votre instance privée, quel que soit le mode de déploiement : SaaS, cloud privé ou sur site.
La scène
Le coût réel
La grille remplie n'est pas un document commercial : annexée au contrat, elle devient exigible.
Le délai
Le temps d'obtenir quatre contributions internes, le closing glisse au trimestre suivant. Le concurrent qui répond en trois jours prend l'avantage.
L'énergie
RSSI, juriste, DSI, RSE : chacun consacre une demi-journée à des questions déjà traitées ailleurs, et le fait de mauvaise grâce.
Le risque
Pour ne pas perdre le dossier, une case est cochée trop généreusement. Elle devient une obligation contractuelle que la production devra tenir.
L'oubli
Le fichier part par mail et sort du radar. Au renouvellement, personne ne sait ce qui a été promis, ni par qui.
Avec Optivalue.ai
Temps 1 sur 7
Fiches produit, contrats types, politiques de sécurité, certificats, engagements de service, documentation RSE. L'avant-vente n'a rien à préparer : le patrimoine existant suffit.
Temps 2 sur 7
Le contrat type de cette année remplace celui de l'an dernier ; l'engagement de service en vigueur prime sur la version en projet. C'est cette hiérarchie qui évite de promettre l'ancienne version.
Temps 3 sur 7
Classeur Excel du client, formulaire Word, ou portail d'évaluation fournisseur via l'extension navigateur. Le format d'origine est respecté, listes déroulantes comprises. Le cas portail.
Le cas portailTemps 4 sur 7
Sécurité, juridique, RSE, technique : les agents du métier et du secteur concernés traitent chaque section depuis vos documents. Les questions qui exigent réellement un arbitrage humain sont isolées, en général une dizaine sur cent vingt.
Temps 5 sur 7
Les questions qui créent un engagement contractuel implicite sont signalées avant l'envoi : disponibilité, délai de notification, réversibilité, pénalités. Chaque réponse porte son score de 0 à 100 et sa source, et l'écart avec un engagement déjà donné à un autre client est mis en évidence.
Temps 6 sur 7
Quand aucun document ne prouve la réponse attendue, la lacune est déclarée avec l'expert à mobiliser, et le document manquant peut être rédigé avec vous. Voir le mécanisme.
Voir le mécanismeTemps 7 sur 7
L'avant-vente relit les scores faibles et les engagements, les experts valident nommément ce qui relève d'eux, et la grille repart dans sa mise en forme d'origine. Au renouvellement, vous saurez exactement ce qui a été promis, par qui et sur quelle base.
Chaque réponse validée devient réutilisable pour tous les clients qui posent la même question autrement. Vos experts ne sont sollicités que sur ce qui est réellement nouveau, et l'avant-vente reprend la main sur son calendrier.
Qui a promis quoi, à quel client, à quelle date, sur quel document.
Trois clients qui posent la même question reçoivent la même réponse.
Sollicités sur dix questions au lieu de cent vingt, ils répondent vite.
La différence
Nous venons de la gouvernance, des risques et de la conformité (GRC) : écrire les politiques, suivre les risques, produire les preuves qu'un tiers réclame. Cette pratique est entraînée dans 72 agents métier, 12 agents sectoriels et un bibliothécaire.
Nés dans la conformitéSi un engagement est contesté en cours de contrat, vous montrez la source citée, sa version à la date de la réponse et le nom du valideur. C'est ce qui distingue une déclaration d'une promesse.
L'anatomie d'une réponse opposableLe nom du client, le contenu de la grille et vos documents restent dans votre instance privée, jamais mutualisée, dans la juridiction que vous choisissez.
La souveraineté en détailVos clients répercutent leurs propres obligations réglementaires dans leurs grilles. Optivalue Watch surveille 193 juridictions et met à jour les grilles d'évaluation quand un texte change.
L'écosystèmeUn assistant généraliste rédige très bien un mail de relance ou une synthèse de réunion. La frontière est la signature : une grille annexée au contrat exige la source, le score et le valideur.
Vous recevez ces grilles ; vous en envoyez aussi à vos propres fournisseurs. Optivalue Reach les envoie, relance à votre place et évalue les réponses reçues avec le même mécanisme de preuve.
Questions fréquentes
La plateforme produit les réponses depuis vos documents ; l'avant-vente arbitre et relit. Les questions qui exigent vraiment un expert lui sont adressées nommément, avec l'échéance, en général une dizaine sur cent vingt.
Toutes les réponses viennent du même référentiel versionné et sont comparées à l'historique validé. Un écart avec un engagement déjà donné est signalé avant l'envoi, avec les deux formulations en regard.
Elles sont détectées et signalées : disponibilité, délais de notification, réversibilité, pénalités. La plateforme ne les coche pas seule ; elle les remonte à la personne qui a le droit de s'engager.
Non : l'extension navigateur remplit les champs du portail depuis votre référentiel, avec le même score et la même traçabilité qu'un fichier. Voir la page portails en ligne.
La réponse est produite dans la langue attendue, avec le vocabulaire réglementaire du pays du destinataire, depuis un référentiel unique. 109 langues sont prises en charge. Voir la page multilingue.
Non : tout reste dans votre instance privée, jamais mutualisée, dans la juridiction que vous choisissez, et rien ne sert à l'entraînement d'un modèle. Voir la page souveraineté.
Non : sept minutes pour connecter vos sources, aucune migration de contenu, aucune bibliothèque de réponses à écrire d'avance. La première grille peut être traitée le jour même.
La lacune est déclarée, l'expert désigné, et le document manquant peut être rédigé avec vous dans votre contexte avant l'envoi. Voir la page documents manquants.
Nous la traitons devant vous, sur vos documents, dans votre environnement. Vous verrez en une heure combien de questions se traitent sans mobiliser personne.
