Contrôle d'une autorité, audit de certification, revue d'un client : chaque demande est traitée depuis vos documents, avec la pièce, la page, la version et le nom de celui qui valide. C'est notre terrain d'origine, préparer des dossiers qui seront relus par un tiers.
Un audit externe est l'examen des pratiques d'une entreprise par un tiers indépendant : autorité de contrôle, organisme de certification, ou auditeur mandaté par un client. L'auditeur demande des preuves documentées, vérifie leur cohérence avec ce qui est déclaré, et consigne tout écart constaté.
Définition applicable à cette page. Voir le glossaire.
1 « Environnement » désigne votre instance privée, quel que soit le mode de déploiement : SaaS, cloud privé ou sur site.
La scène
Le coût réel
Un auditeur ne juge pas vos intentions : il compare ce que vous dites à ce que vous pouvez prouver.
Semaine −3
Relancer huit services pour obtenir des pièces qui existent déjà, et vérifier qu'elles couvrent bien la période auditée.
Semaine −2
La politique produite est la bonne, mais pas dans sa version applicable au moment des faits. L'auditeur le verra.
Semaine −1
Ce qui a été écrit à un client l'an dernier ne correspond plus à la pratique actuelle. Personne n'avait rapproché les deux.
Semaine +1
Les écarts sont consignés. Il faut maintenant produire les documents manquants, sous délai, avec les mêmes équipes.
Avec Optivalue.ai
Temps 1 sur 7
Politiques, procédures, registres, comptes rendus de revue, rapports d'incidents, rapports d'audit précédents et leurs plans d'action. Tout ce qui constitue la mémoire de vos contrôles.
Temps 2 sur 7
Sur un audit, la version applicable à la période contrôlée compte autant que la version actuelle. Le bibliothécaire conserve les deux et sait laquelle citer selon la date de l'exigence.
Temps 3 sur 7
Lettre de mission, plan d'audit, grille de l'organisme ou demande d'information de l'autorité : chaque exigence est extraite et devient une ligne à couvrir, avec son échéance.
Temps 4 sur 7
Pour chaque exigence : la réponse, la pièce qui la prouve, la page, la version applicable. Là où plusieurs pièces sont nécessaires, elles sont listées ensemble plutôt que résumées.
Temps 5 sur 7
Les réponses sont comparées à ce que vous avez déclaré à vos clients dans vos questionnaires précédents. Une divergence entre le discours commercial et la preuve d'audit est signalée avant que l'auditeur ne la trouve.
Temps 6 sur 7
Chaque exigence non couverte est déclarée, hiérarchisée par gravité, affectée à un expert, et le document manquant peut être rédigé avec vous. Mieux vaut trois semaines pour écrire que trois mois de plan d'action après. Voir le mécanisme.
Voir le mécanismeTemps 7 sur 7
Le dossier part avec, pour chaque exigence, la réponse, la pièce, la page et le valideur. Six mois plus tard, l'historique reste rejouable : vous pouvez montrer sur quelle base la réponse a été donnée.
Le plan de preuves reste constitué, les documents produits restent dans le référentiel, et les écarts clos sont documentés avec leur date. Les questionnaires clients puisent dans le même socle : vous ne racontez plus deux histoires différentes.
Chaque exigence sait quelle pièce la couvre, et depuis quelle version.
Ce qui a été constaté, ce qui a été corrigé, à quelle date, par qui.
Ce que lit l'auditeur et ce que reçoit le client viennent du même référentiel.
La différence
Nous venons de la gouvernance, des risques et de la conformité (GRC) : écrire les politiques, tenir les contrôles, produire les preuves pour de grands groupes en situation de contrôle. Cette pratique est entraînée dans 72 agents métier, 12 agents sectoriels et un bibliothécaire.
Nés dans la conformitéUn auditeur demande comment une réponse a été produite, et sur quelle version. La plateforme le restitue : source, page, version, score, valideur, horodatage, reconstituables des mois après.
L'anatomie d'une réponse opposableRapports d'audit, écarts, incidents : instance privée jamais mutualisée, juridiction de votre choix parmi plus de 80 pays, déploiement sur site compatible air-gap. Éditeur certifié ISO/IEC 27001.
La souveraineté en détailUne nouvelle version de norme ou un texte sectoriel modifie les exigences attendues. Optivalue Watch surveille 193 juridictions et met à jour les grilles d'évaluation quand un texte évolue.
L'écosystèmeNous ne remplaçons ni votre auditeur ni votre certificateur : l'audit et la certification restent le travail d'un tiers indépendant. Nous préparons le dossier qu'il va lire, et nous montrons ce qui manque avant lui.
Pour construire et maintenir dans la durée les politiques, contrôles et registres qu'un audit vérifie, le groupe édite Smart Global Governance. La plateforme de réponse fonctionne sans lui ; ensemble, la boucle est fermée.
Questions fréquentes
Non. Nous préparons vos réponses et rassemblons vos preuves ; l'audit et la certification restent le travail d'un tiers indépendant. Nous ne délivrons aucune certification et n'attestons d'aucune conformité.
Oui : la demande est traitée comme un questionnaire, chaque réponse citant la pièce, la page et la version qui la prouvent, avec un valideur nommé. La traçabilité est conçue pour ce type de contradictoire.
L'historique des versions est conservé à l'indexation. Selon la date de l'exigence, la plateforme cite la version en vigueur à ce moment-là, et signale le cas où seule une version postérieure existe.
Oui, dans la limite de ce qui est documentaire : une exigence sans pièce, une pièce périmée, une divergence avec ce que vous avez déclaré ailleurs. Un écart de pratique, lui, se constate sur le terrain.
Vos responsables conformité, qualité ou sécurité, nommément, dans la plateforme. Chaque validation est horodatée et reste attachée à la réponse.
L'exigence est déclarée non couverte, hiérarchisée par gravité, et le document peut être rédigé avec vous avant l'audit. Nous n'écrivons pas une procédure décrivant un contrôle inexistant : ce serait fabriquer une preuve.
Oui : indexation et traitement dans votre instance privée, jamais mutualisée, dans la juridiction que vous choisissez, avec sur site compatible air-gap si nécessaire. Rien ne sert à l'entraînement d'un modèle.
Trois semaines suffisent pour constituer le dossier et écrire l'essentiel de ce qui manque. Plus tôt vaut mieux : le temps gagné sert à combler les lacunes, pas à collecter des pièces.
Nous la traitons devant vous, sur vos documents, dans votre environnement. Vous verrez en une heure ce qui est couvert, et ce qui reste à écrire.
