General conditions of use

Champ d'application

Les présentes CGU s'appliquent à tout accès ou utilisation de la solution Neverchase, accessible via la plateforme optivalue.ai, développée et éditée par SMART GLOBAL GOVERNANCE (ci-après « SMART GLOBAL »), SAS au capital de 3 350 535,32 €, immatriculée au RCS de Grasse sous le n° 853 951 556, 300 rue du Vallon, 06560 Valbonne, France.

Contact : privacy@smartglobal.com

ARTICLE 1 — DEFINITIONS

1.1. Client

Entreprise ou professionnel ayant souscrit un accès à Neverchase et dont les Utilisateurs sont des employés ou prestataires autorisés.

1.2. Utilisateur

Personne physique majeure, employée ou prestataire du Client, autorisée à accéder à la Plateforme.

1.3. Tiers

Toute entité externe (fournisseur, partenaire, prestataire) à laquelle l'Utilisateur adresse des questionnaires via Neverchase. Les Tiers ne sont pas parties aux présentes CGU ; leurs droits au regard du traitement de leurs données sont définis à l'Article 8.

1.4. Plateforme

La solution logicielle Neverchase permettant l'envoi automatisé de questionnaires, la gestion des relances et la centralisation des réponses.

1.5. Données des Tiers

Données à caractère personnel ou non des Tiers collectées via la Plateforme, notamment noms, adresses email professionnelles, réponses aux questionnaires et pièces justificatives.

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ARTICLE 2 — ACCEPTANCE OF THE TERMS AND CONDITIONS

L'utilisation de la Plateforme vaut acceptation pleine et sans réserve des présentes CGU. SMART GLOBAL se réserve le droit de les modifier ; la version applicable est celle en vigueur au moment de l'accès.

ARTICLE 3 — ACCESS TO THE PLATFORM

3.1. Creating an account

L'accès nécessite la création d'un Compte avec une adresse email valide. L'accès est réservé aux Utilisateurs figurant sur la liste transmise par le Client.

3.2. Responsibility for connection settings

Les identifiants sont personnels et confidentiels. L'Utilisateur est seul responsable de leur sécurisation. SMART GLOBAL ne saurait être responsable d'une utilisation frauduleuse résultant d'une négligence de l'Utilisateur.

3.3. Equipments

SMART GLOBAL est tenue à une obligation de moyens. Des interruptions peuvent survenir sans préavis. Les niveaux de service sont précisés dans le contrat d'abonnement.

ARTICLE 4 — GOOD USE OF THE PLATFORM

La Plateforme est réservée à un usage professionnel légitime. Il est interdit de :

• Envoyer des questionnaires sans base légale conforme au RGPD ;

• Collecter des données sensibles (art. 9 RGPD) sans les garanties requises ;

• Utiliser les données collectées à des fins autres que celles déclarées aux Tiers ;

• Tenter de contourner les mesures de sécurité de la Plateforme.

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ARTICLE 5 — GUARANTEES

SMART GLOBAL garantit la confidentialité et la sécurité des Données hébergées. En revanche, SMART GLOBAL ne garantit pas l'exactitude des réponses fournies par les Tiers, ni leur conformité réglementaire. L'Utilisateur est seul responsable de l'interprétation et de l'utilisation des réponses collectées.

ARTICLE 6 — LIABILITY

SMART GLOBAL n'est pas responsable : du contenu des questionnaires envoyés par l'Utilisateur ; des réponses des Tiers ; des décisions prises sur leur base ; des conséquences d'une non-réponse d'un Tiers. Sa responsabilité est limitée aux sommes versées par le Client dans les 12 mois précédant le fait générateur.

ARTICLE 7 — INTELLECTUAL PROPERTY

La Plateforme et ses composants sont la propriété exclusive de SMART GLOBAL. L'Utilisateur bénéficie d'un droit d'accès non exclusif, non cessible, limité à l'utilisation conforme des présentes CGU.

ARTICLE 8 — PROTECTION OF PERSONAL DATA

8.1. Responsabilités respectives

Dans le cadre de l'utilisation de Neverchase :

• Le Client est Responsable de Traitement pour les Données des Tiers qu'il collecte via la Plateforme

• SMART GLOBAL agit en qualité de Sous-Traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour le traitement des Données des Tiers pour le compte du Client

• SMART GLOBAL est Responsable de Traitement indépendant pour les traitements qu'elle effectue pour son propre compte, notamment la prospection commerciale des Tiers (voir Article 10).

8.2. Obligations du Client en tant que Responsable de Traitement

Le Client s'engage à :

• Disposer d'une base légale valide (art. 6 RGPD) pour la collecte de données auprès de ses Tiers

• Informer les Tiers de la collecte de leurs données, de son objet, et de leurs droits, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD

• Ne pas collecter de données sensibles (art. 9 RGPD) via la Plateforme sans les garanties appropriées

• Répondre aux demandes d'exercice de droits des Tiers (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition)

• Conclure avec SMART GLOBAL un Accord de Traitement des Données (ATD/DPA) si requis par leur volume ou nature de traitement.

8.3. Engagements de SMART GLOBAL en tant que Sous-Traitant

SMART GLOBAL s'engage à :

• Traiter les Données des Tiers uniquement sur instruction documentée du Client

• Garantir la confidentialité des Données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées

• Ne pas transférer les Données en dehors de l'EEE sans garanties adéquates (clauses contractuelles types ou mécanisme équivalent)

• Notifier le Client de toute violation de données dans les 72 heures suivant sa découverte

• Permettre et faciliter les audits de conformité RGPD à la demande du Client

• Supprimer définitivement toutes les Données à la fin du contrat.

8.4. Transferts internationaux

Neverchase est hébergé dans l'Union Européenne. Tout transfert de données hors EEE (notamment vers des sous-traitants techniques) est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne ou un mécanisme équivalent reconnu. La liste des sous-traitants est disponible sur demande.

8.5. Droits des personnes concernées — Tiers

Les Tiers dont les données sont collectées via Neverchase sont des personnes concernées au sens du RGPD. Ils disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Ces droits s'exercent principalement auprès du Client (Responsable de Traitement). Pour les droits relatifs aux traitements effectués par SMART GLOBAL pour son propre compte (notamment prospection commerciale), les demandes doivent être adressées à : privacy@smartglobal.com.

ARTICLE 9 — DURATION — TERMINATION

Positionnement de Neverchase au regard de l'EU AI Act (Règlement UE 2024/1689)

Neverchase est une solution d'automatisation de workflows (envoi, relance, collecte). Elle ne prend pas de décisions automatisées ayant des effets juridiques sur les personnes. Elle ne classe pas, ne score pas et n'évalue pas les Tiers.

Neverchase n'est pas un système d'IA au sens de l'article 3(1) du Règlement UE 2024/1689 sur l'intelligence artificielle. Elle ne relève pas des catégories à haut risque définies à l'Annexe III dudit règlement.

En cas d'évolution des fonctionnalités de Neverchase intégrant des composants d'IA (analyse automatisée des réponses, scoring, etc.), SMART GLOBAL mettra à jour les présentes CGU et informera les Clients des obligations applicables.

ARTICLE 10 — MISCELLANEOUS PROVISIONS

Information importante — Utilisation des données de contact des Tiers par SMART GLOBAL

En utilisant Neverchase, le Client accepte et autorise expressément SMART GLOBAL à utiliser les adresses email professionnelles et données de contact des Tiers renseignés sur la Plateforme à des fins de prospection commerciale directe de la part de SMART GLOBAL.

Cette utilisation est encadrée par les garanties suivantes :

• Base légale : intérêt légitime de SMART GLOBAL (art. 6.1.f RGPD), encadré par un balancing test documenté

• Information : chaque Tiers est informé de cette utilisation potentielle dans l'email de réception du questionnaire

• Droit d'opposition : un mécanisme de désinscription (opt-out) est inclus dans chaque communication commerciale et accessible à tout moment via privacy@smartglobal.com

• Données concernées : uniquement les données de contact professionnelles (email, nom, fonction)

• Aucune donnée sensible ni donnée de réponse aux questionnaires ne sera utilisée à des fins de prospection.

10.1. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Informer ses Tiers, dans le corps ou en pied de l'email d'envoi du questionnaire, que leurs coordonnées professionnelles pourront être utilisées par SMART GLOBAL GOVERNANCE à des fins de prospection commerciale ;

• Inclure dans ses communications aux Tiers une mention du type : « Vos coordonnées professionnelles peuvent être utilisées par SMART GLOBAL GOVERNANCE (optivalue.ai), éditeur de cet outil, pour vous contacter à des fins commerciales. Vous pouvez vous y opposer à tout moment à : privacy@smartglobal.com » ;

• Ne pas adresser de questionnaires à des contacts pour lesquels une telle information ne peut être fournie.

10.2. Conformité ePrivacy

La prospection commerciale de SMART GLOBAL auprès des Tiers respecte la Directive 2002/58/CE (ePrivacy) et ses transpositions nationales. Pour les contacts établis dans le Royaume-Uni, le PECR (Privacy and Electronic Communications Regulations) est respecté. Pour les contacts établis en dehors de l'UE/EEE, les réglementations locales applicables (notamment CAN-SPAM Act aux États-Unis) sont observées.

10.3. Gestion des opt-outs

SMART GLOBAL maintient une liste d'opposition (suppression list) des Tiers ayant exercé leur droit d'opposition. Tout Tiers ayant exercé son droit d'opposition ne recevra aucune communication commerciale de SMART GLOBAL et ses données de contact ne seront pas utilisées à des fins de prospection.

ARTICLE 11 — APPLICABLE LAW AND DISPUTE RESOLUTION

11.1. Conformité NIS2

SMART GLOBAL met en œuvre les mesures de sécurité requises par la Directive NIS2 (2022/2555/UE) pour les fournisseurs de services numériques. Ces mesures comprennent notamment :

• Gestion des risques cyber et politiques de sécurité documentées

• Procédures de détection et de réponse aux incidents

• Notification des incidents significatifs aux autorités compétentes dans les délais réglementaires

• Sécurité de la chaîne d'approvisionnement, incluant les sous-traitants

• Tests de sécurité réguliers et gestion des vulnérabilités.

11.2. Obligations du Client

Le Client, s'il relève des secteurs visés par NIS2 (énergie, transport, santé, eau, infrastructure numérique, etc.), reste responsable de ses propres obligations de conformité NIS2. L'utilisation de Neverchase ne le décharge pas de ses obligations propres en matière de cybersécurité.

11.3. Notification des incidents

En cas d'incident de sécurité affectant les données du Client hébergées sur Neverchase, SMART GLOBAL notifie le Client dans les meilleurs délais (et au plus tard dans les 72 heures), conformément à l'article 28 RGPD et aux obligations NIS2 applicables.

ARTICLE 12 – DISPOSITIONS APPLICABLES AUX UTILISATEURS HORS UE

12.1. Clients établis aux États-Unis

Pour les Clients et Tiers établis aux États-Unis : SMART GLOBAL respecte le CAN-SPAM Act pour toute prospection commerciale. Chaque email commercial inclut une adresse postale valide et un mécanisme de désinscription fonctionnel. Les demandes d'opt-out sont traitées dans les 10 jours ouvrables.

Pour les Clients traités comme 'businesses' en Californie : SMART GLOBAL respecte le CCPA/CPRA. Les résidents californiens peuvent exercer leurs droits via privacy@smartglobal.com. SMART GLOBAL ne vend pas les données personnelles des Tiers à des tiers.

12.2. Clients établis au Royaume-Uni

Pour les Clients et Tiers établis au Royaume-Uni : le UK GDPR et le PECR s'appliquent. SMART GLOBAL a désigné un représentant UK si requis et respecte les exigences de l'ICO (Information Commissioner's Office).

12.3. Clients établis dans d'autres juridictions

Pour les Clients établis hors UE/EEE/UK, les présentes CGU s'appliquent en droit français dans la mesure permise par la loi locale. Les lois locales d'ordre public s'appliquent concurremment dans la mesure où elles offrent une protection supérieure à l'Utilisateur.

ARTICLE 13 – DURÉE ET RÉSILIATION

Les CGU sont en vigueur pendant toute la durée d'utilisation de la Plateforme. SMART GLOBAL peut suspendre ou résilier l'accès en cas de non-respect des CGU. À la résiliation, les Données sont restituées au Client sur demande et supprimées définitivement.

ARTICLE 14 – DROIT APPLICABLE ET LITIGES

Les CGU sont soumises au droit français. Les litiges sont portés devant les tribunaux compétents de Grasse, France, après tentative de résolution amiable obligatoire d'un mois. Cette clause ne prive pas les Utilisateurs des protections impératives de leur droit national.