Perte de savoir lorsqu'un expert quitte l'équipe
Une part essentielle de la connaissance reposait sur quelques personnes. Chaque départ emportait avec lui un savoir difficile à reconstituer, et fragilisait la qualité des réponses suivantes.
Cas client · Mr Suricate
16 heures ramenées à 1 h 30 : comment l'équipe de Mr Suricate traite désormais ses appels d'offres, RFP et questionnaires de conformité
Optivalue.ai, la seule IA à laquelle on a pu dire oui sans faire de compromis, et qui a libéré du temps à nos experts.
÷10,7
Temps par questionnaire
16 h → 1 h 30
+5
Points de satisfaction
3 → 8 sur 10
9
Net Promoter Score
< 7 min
Première réponse sourcée générée
L'efficacité et le gain de temps
Soumise aux exigences de ses clients et partenaires en matière de sécurité et de conformité, Mr Suricate devait pouvoir s'appuyer sur une solution de confiance.
- Abstention si aucune source disponible
- Traçabilité forensique — document, page, citation
- Validation humaine
- Capitalisation du savoir interne
Trois irritants qui alourdissaient chaque questionnaire
Les frictions identifiées par Mr Suricate avant le déploiement.
Documents sources périmés ou introuvables
Les référentiels et procédures vivaient dans des dizaines de fichiers dispersés. Retrouver la bonne version et être sûr qu'elle était à jour prenait autant de temps que la réponse elle-même.
Mise en forme et mise en cohérence chronophages
Chaque réponse devait être reformatée, harmonisée et vérifiée d'un questionnaire à l'autre. Un travail manuel sans fin, où l'on passait plus de temps à mettre en forme qu'à répondre sur le fond.
Optivalue.ai comme base de connaissance vivante
Un parcours en trois étapes, de l'ingestion documentaire à la réponse défendable.
01
Centralisation de la base documentaire
- Import de tous les documents de référence : politiques ISO 27001, rapports, procédures
- Alimentation continue et simplifiée
02
Traitement automatisé des questionnaires
- Dépôt du questionnaire client — Excel, Word, PDF
- Sélection des référentiels pertinents
- Génération automatique d'un brouillon complet et sourcé
03
Validation et personnalisation
- Relecture rapide des réponses générées
- Ajout d'éléments spécifiques si nécessaire
- Export du document finalisé
Trois transformations constatées par l'équipe
Les impacts directs sur l'organisation.
Du temps et de la qualité gagnés
Les questionnaires ne monopolisent plus les experts pendant des jours. L'IA prépare une première réponse exploitable en quelques minutes, que l'équipe n'a plus qu'à valider — de l'efficacité et du temps gagné à chaque dossier.
Cohérence des réponses entre questionnaires
Fini les écarts d'un dossier à l'autre. Chaque questionnaire s'appuie sur les mêmes sources validées, garantissant des réponses homogènes et défendables, sans risque d'incohérence.
Capitalisation du savoir interne
Le départ d'un expert n'emporte plus son savoir avec lui. La base documentaire vit, s'enrichit à chaque réponse et reste accessible à toute l'équipe, indépendamment des individus et des réorganisations.
Le profil décideur
François-Xavier Le Gal
Directeur général adjoint
François-Xavier Le Gal, directeur général adjoint de Mr Suricate, supervise le traitement des appels d'offres et des questionnaires de conformité — ISO, RSE, ESG. Entre une mise en forme chronophage, des documents sources parfois introuvables et le risque de voir tout un savoir partir avec un expert, chaque sollicitation devenait un exercice subi. Avec Optivalue.ai, déployé en moins d'une semaine, il obtient désormais une première réponse exploitable en quelques minutes, cohérente, sourcée et capitalisée pour les questionnaires suivants.
Optivalue.ai a transformé notre façon de répondre aux questionnaires sécurité et audits de conformité. Là où nous passions des heures à chercher les bonnes sources, la plateforme nous fournit des réponses sourcées en quelques minutes, directement liées à nos documents internes. Un vrai gain de temps pour nos équipes, et une sérénité nouvelle dans la gestion de notre SMSI.