Wissensverlust, wenn eine Fachkraft geht
Ein wesentlicher Teil des Wissens ruhte auf wenigen Personen. Jeder Weggang nahm Wissen mit, das schwer wiederherzustellen war, und schwächte die Qualität der folgenden Antworten.
Kundenfall · Mr Suricate
Von sechzehn Stunden auf anderthalb: wie das Team von Mr Suricate heute seine Ausschreibungen, RFPs und Compliance-Fragebögen bearbeitet
Optivalue.ai ist die einzige KI, zu der wir ohne Kompromisse Ja sagen konnten, und die unseren Fachleuten Zeit zurückgegeben hat.
÷10,7
Zeit je Fragebogen
16 h → 1 h 30
+5
Zufriedenheitspunkte
3 → 8 sur 10
9
Net Promoter Score
< 7 min
Erste belegte Antwort erzeugt
Effizienz und gewonnene Zeit
Den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen seiner Kunden und Partner unterworfen, brauchte Mr Suricate eine Lösung, der es vertrauen konnte.
- Enthaltung, wenn keine Quelle verfügbar ist
- Forensische Nachvollziehbarkeit — Dokument, Seite, Zitat
- Menschliche Freigabe
- Sicherung des internen Wissens
Drei Reibungspunkte, die jeden Fragebogen belasteten
Die Reibungspunkte, die Mr Suricate vor der Einführung erkannt hat.
Veraltete oder unauffindbare Quelldokumente
Referenzwerke und Verfahren lagen in Dutzenden verstreuten Dateien. Die richtige Fassung zu finden und ihre Aktualität sicherzustellen dauerte so lange wie die Antwort selbst.
Zeitraubende Formatierung und Abstimmung
Jede Antwort musste von Fragebogen zu Fragebogen neu formatiert, angeglichen und geprüft werden. Endlose Handarbeit, bei der mehr Zeit in die Form floss als in den Inhalt.
Optivalue.ai als lebende Wissensbasis
Ein Weg in drei Schritten, von der Dokumentenaufnahme bis zur belastbaren Antwort.
01
Zentralisierung der Dokumentenbasis
- Import aller Referenzdokumente: ISO-27001-Richtlinien, Berichte, Verfahren
- Fortlaufende, vereinfachte Pflege
02
Automatisierte Fragebogenbearbeitung
- Einreichen des Kundenfragebogens — Excel, Word, PDF
- Auswahl der einschlägigen Referenzwerke
- Automatische Erzeugung eines vollständigen, belegten Entwurfs
03
Freigabe und Anpassung
- Schnelle Durchsicht der erzeugten Antworten
- Ergänzung spezifischer Angaben, wo nötig
- Export des fertigen Dokuments
Drei Veränderungen, die das Team beobachtet hat
Die unmittelbaren Auswirkungen auf die Organisation.
Gewonnene Zeit und Qualität
Fragebögen binden die Fachleute nicht mehr tagelang. Die KI erstellt binnen Minuten eine brauchbare erste Antwort, die das Team nur noch freigibt — Effizienz und gewonnene Zeit bei jedem Vorgang.
Konsistenz der Antworten über Fragebögen hinweg
Keine Abweichungen mehr von Vorgang zu Vorgang. Jeder Fragebogen stützt sich auf dieselben freigegebenen Quellen und liefert einheitliche, belastbare Antworten ohne Widerspruchsrisiko.
Sicherung des internen Wissens
Der Weggang einer Fachkraft nimmt ihr Wissen nicht mehr mit. Die Dokumentenbasis lebt, wächst mit jeder Antwort und bleibt dem ganzen Team zugänglich, unabhängig von Personen und Umstrukturierungen.
Die Entscheiderin oder der Entscheider
François-Xavier Le Gal
Stellvertretender Geschäftsführer
François-Xavier Le Gal, stellvertretender Geschäftsführer von Mr Suricate, verantwortet die Bearbeitung von Ausschreibungen und Compliance-Fragebögen — ISO, CSR, ESG. Zwischen zeitraubender Formatierung, mitunter unauffindbaren Quelldokumenten und dem Risiko, dass Wissen mit einer Fachkraft verschwindet, wurde jede Anfrage zur erduldeten Pflicht. Mit Optivalue.ai, in weniger als einer Woche eingeführt, erhält er heute binnen Minuten eine brauchbare erste Antwort: konsistent, belegt und für die folgenden Fragebögen gesichert.
Optivalue.ai hat verändert, wie wir Sicherheitsfragebögen und Compliance-Audits beantworten. Wo wir früher Stunden mit der Suche nach den richtigen Quellen verbrachten, liefert uns die Plattform binnen Minuten belegte Antworten, direkt verknüpft mit unseren internen Dokumenten. Ein echter Zeitgewinn für unsere Teams und eine neue Gelassenheit im Betrieb unseres ISMS.