Mehrere Register
Ein Register je Themenbereich, manchmal ein Übersichtsregister, das über Formeln gespeist wird. Jedes Register wird in seinem Kontext bearbeitet, ohne die Verweise zwischen den Blättern zu zerstören.
Die Excel-Arbeitsmappe des Kunden, ausgefüllt in ihrer ursprünglichen Formatierung.
Sechs Register, verbundene Zellen, vorgegebene Auswahllisten, eine Spalte „beizufügender Nachweis“ und drei Formeln, die beim Kunden einen Score berechnen. Die Datei geht so zurück, wie sie angekommen ist, ausgefüllt, und nicht als hauseigener Export, den der Einkäufer abschreiben müsste.
Warum das Format so wichtig ist wie die Antwort
Ein Kunde, der eine umstrukturierte Arbeitsmappe erhält, muss die Übernahme in seine Unterlagen neu vornehmen und lehnt sie manchmal ab. Bei einem vorgegebenen Antwortformular in einer öffentlichen Ausschreibung kann eine Änderung der Struktur das Angebot sogar formal fehlerhaft machen. Die Datei unverändert zurückzugeben ist kein technisches Detail: Es ist eine Voraussetzung für die Zulässigkeit.
Was erhalten bleibt
Die sechs Fallstricke einer Kunden-Arbeitsmappe
Vorgegebene Auswahllisten
„Konform / Teilweise konform / Nicht anwendbar“: Die Antwort wird aus den zulässigen Werten gewählt, und Freitext kommt in die dafür vorgesehene Spalte.
Verbundene Zellen und ausgeblendete Zeilen
Verbundene Zellen bleiben erhalten; ausgeblendete Zeilen werden weder gelöscht noch eingeblendet, weil sie beim Kunden oft der Berechnung dienen.
Spalte „beizufügender Nachweis“
Ausgefüllt mit Dokumentname und Seite. Die zugehörigen Dokumente werden in einem Ordner zusammengestellt, der zum Beifügen bereitliegt.
Zeichenbegrenzungen
Gibt die Zelle eine Höchstlänge vor, wird die Antwort so geschrieben, dass sie hineinpasst, ohne das Wesentliche zu verlieren, und nicht nachträglich abgeschnitten.
Formeln und bedingte Formatierungen
Die Formeln des Kunden bleiben aktiv: Sein Score wird wie vorgesehen berechnet, wenn er die Datei öffnet.
Intern behält jede ausgefüllte Zelle ihre Quelle, ihren Score und ihren Freigebenden in der Plattform. Der Kunde erhält die saubere Arbeitsmappe; die Nachvollziehbarkeit bleibt bei Ihnen.
Häufige Fragen
Excel: die wiederkehrenden Fragen
01
Ist die zurückgesendete Datei wirklich die Originaldatei?
Ja: Es ist die Arbeitsmappe des Kunden, ausgefüllt. Register, Spaltenreihenfolge, verbundene Zellen, Auswahllisten, bedingte Formatierungen und Formeln bleiben erhalten.
02
Was passiert, wenn die Arbeitsmappe passwortgeschützt ist?
Sie geben das vom Kunden übermittelte Passwort an, so wie Sie es auch zum eigenen Öffnen tun würden. Gesperrte Bereiche bleiben gesperrt: Nur die Eingabezellen werden ausgefüllt.
03
Und Fragebögen in Word oder PDF?
Sie werden genauso bearbeitet: gesperrtes Word-Formular, Word-Tabelle, PDF-Formular. Der Grundsatz bleibt, das Dokument in seiner ursprünglichen Form zurückzugeben.
04
Können wir in Excel statt in der Plattform prüfen?
Die Prüfung ist in der Plattform effizienter, weil dort jede Antwort ihre Quelle und ihren Score anzeigt. Die ausgefüllte Arbeitsmappe lässt sich aber jederzeit herunterladen, und in der Plattform vorgenommene Korrekturen fließen in den Export ein.
05
Sieht der Kunde die Scores in der Datei?
Nein, sofern Sie es nicht so entscheiden. Scores und Anmerkungen bleiben intern; die übergebene Datei enthält die freigegebenen Antworten und die verlangten Nachweisverweise.
Schicken Sie uns die mühsamste Arbeitsmappe, die Sie je erhalten haben.
Sechs Register, Auswahllisten, Nachweisspalte: Wir füllen sie vor Ihren Augen aus, mit Ihren Dokumenten, und geben sie Ihnen in ihrer ursprünglichen Formatierung zurück.