Information
Fähigkeiten, Referenzen, Zertifizierungen, geografischer Geltungsbereich. Kurze Antworten, aber bereits verbindlich: Sie dienen der Vorauswahl.
Die RFPs Ihrer Großkunden, bearbeitet mit dem Anspruch eines Audits.
Die Anlagen eines RFP werden Vertragsbestandteil, und der Einkäufer wird Ihre Antworten aus dem RFI neben denen aus dem RFP lesen. Jede Antwort aus Ihren Dokumenten erstellt, mit Quelle, Score und Freigebendem: Das ist es, was RFI und RFP auch sechs Monate später nebeneinander überprüfbar macht.
Was ist ein RFP?
Ein RFP (request for proposal) ist die Anfrage, mit der ein privates Unternehmen Lieferanten auffordert, eine ausführliche Lösung vorzuschlagen, mit Methode, Mitteln und Preis. Es folgt häufig auf ein RFI, das nur Marktinformationen sammelt, und geht einem RFQ voraus, das sich nur auf den Preis bezieht.
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Die Abfolge
Drei Anfragen, eine einzige Linie, die Sie halten müssen
Der teuerste Fehler besteht darin, das RFI als Formalität zu behandeln: Es ist das Dokument, das der Einkäufer erneut lesen wird, wenn er Ihr endgültiges Angebot mit Ihren ersten Aussagen vergleicht.
Angebot
Methode, Organisation, Leistungszusagen, Sicherheit, ESG, Preis. Hier konzentrieren sich die Fragen, die Verpflichtungen begründen.
Preis
Der Bedarf steht fest, nur der Preis wird abgefragt. Die zuvor eingegangenen Zusagen gelten weiter: Sie müssen zum angebotenen Preis einzuhalten sein.
Die Bearbeitung
Was die Plattform bei einem RFP mit 200 Fragen leistet
Ein RFP eines Großkunden vermischt die Bereiche: kaufmännische, technische, sicherheitsbezogene, rechtliche und nichtfinanzielle Fragen in einem einzigen Dokument. Die Plattform verteilt sie und setzt die Agenten des jeweiligen Fachgebiets ein, bei Bedarf auch die interne Fachperson.
Aufteilung nach Fachgebiet
Jeder Abschnitt hat einen benannten Verantwortlichen und einen benannten Freigebenden; der Fortschritt ist je Teilpaket sichtbar.
Kohärenz mit dem RFI
Die Antworten werden mit denen aus dem vorherigen Schritt abgeglichen; jede Abweichung wird vor dem Versand gemeldet.
Erkennung von Zusagen
Verfügbarkeit, Meldefristen, Reversibilität, Vertragsstrafen: zur Freigabe durch eine Person markiert, die befugt ist, das Unternehmen zu verpflichten.
Format des Einkäufers eingehalten
Excel-Arbeitsmappe, Word-Formular oder Lieferantenportal: in der ursprünglichen Formatierung zurückgegeben. Der Fall der Portale.
Häufige Fragen
Private RFPs: die wiederkehrenden Fragen
01
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFP und RFQ?
Ein RFI sammelt Marktinformationen, ein RFP verlangt ein ausführliches Angebot mit Methode und Preis, ein RFQ fragt nur einen Preis zu einem bereits spezifizierten Bedarf ab. Was Sie im RFI schreiben, wird Ihnen beim RFP entgegengehalten.
02
Warum so hohe Anforderungen an ein kaufmännisches Dokument?
Weil die Anlagen des RFP Vertragsbestandteil werden: Die darin eingegangenen Zusagen sind während der gesamten Vertragslaufzeit einforderbar. Die Nachvollziehbarkeit schützt das Unternehmen ebenso, wie sie den Einkäufer beruhigt.
03
Bearbeiten Sie die Lieferantenportale von Großkunden?
Ja, über die Browser-Erweiterung: Die Felder werden aus Ihrem Referenzsystem gefüllt, mit demselben Score und derselben Nachvollziehbarkeit wie bei einer Datei. Siehe die Seite Online-Portale.
04
Und der Sicherheitsteil, oft der aufwendigste?
Er wird von den Sicherheitsagenten bearbeitet, auf Grundlage Ihrer Richtlinien und Zertifikate, mit demselben Lückenmechanismus, wenn ein Dokument fehlt. Siehe die Seite Sicherheitsfragebögen.
05
Das RFP ist auf Englisch, das Team arbeitet auf Französisch.
Die Antworten werden in der erwarteten Sprache aus einem einzigen Referenzsystem auf Französisch erstellt, mit dem regulatorischen Vokabular des Empfängerlandes. Siehe die Seite Mehrsprachigkeit.
06
Wie lange dauert ein RFP mit 200 Fragen?
Die Erstellung der Antworten dauert Minuten; die tatsächliche Dauer hängt von der Durchsicht und den Entscheidungen über die Zusagen ab. Die bei vergleichbaren Umfängen beobachtete Größenordnung ist ein halber Tag statt mehrerer Tage.
Bringen Sie das laufende RFP mit oder das letzte, das Sie abgegeben haben.
Wir bearbeiten es vor Ihren Augen, mit Ihren Dokumenten, und zeigen Ihnen die Zusagen, die Ihnen das Raster stillschweigend abverlangt.