Interessenkonflikte : Erklärungspflicht und Prozessgestaltung

Die Pflicht zur Erklärung von Interessenkonflikten ist in Deutschland in mehreren Rechtsrahmen verankert. Im Wertpapierhandel verlangt das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) von Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Interessenkonflikte zu erkennen, zu dokumentieren und zu managen. [lu: WpHG, Wertpapierhandelsgesetz, §§ 63 ff.] Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht Meldestellen für Verstöße vor, zu denen auch nicht gemeldete Interessenkonflikte zählen können. [lu: HinSchG, Hinweisgeberschutzgesetz] Im Rahmen von Antikorruptionsprogrammen nach ISO 37001 und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gehört die Verwaltung von Interessenkonflikten zu den grundlegenden Präventionsmaßnahmen. [lu: ISO 37001, Anti-Bestechungs-Managementsysteme; LkSG] Der Prozess umfasst vier getrennte Bausteine: die betroffenen Personengruppen definieren, die Erklärungen auf geeigneten Trägern erfassen, die gemeldeten Situationen analysieren und über Maßnahmen entscheiden, dann die Nachweise für eine eventuelle Prüfung aufbewahren. Ein Papierformular kann für eine kleine Einrichtung mit wenig exponierten Personen ausreichen; sobald der Geltungsbereich sich ausdehnt oder der Nachweis schnell erbracht werden muss, wird ein strukturiertes System zur Zuverlässigkeitsbedingung.

Was ist ein Interessenkonflikt und wer unterliegt der Erklärungspflicht?

Ein Interessenkonflikt ist eine Situation, in der ein persönliches Interesse einer Mitarbeitenden Person die unparteiische Ausübung ihrer beruflichen Aufgaben beeinflussen kann. [lu: WpHG, §§ 63 ff.; ISO 37001, Anti-Bestechungs-Managementsysteme] Er kann real, scheinbar oder potenziell sein: real, wenn der Einfluss nachgewiesen ist; scheinbar, wenn ein externer Beobachter ihn vernünftigerweise wahrnehmen könnte; potenziell, wenn die Umstände künftig eine Interferenz erzeugen könnten. Im deutschen Privatrecht gelten Erklärungspflichten insbesondere für Mitarbeitende in Organisationen, die einem gesetzlichen Compliance-Rahmen unterliegen, vor allem solche, die Kaufentscheidungen, Partnerauswahl oder Auftragsvergabe beeinflussen.

Zum allgemeinen Antikorruptions-Compliance-Programm, siehe den Artikel Antikorruption : Compliance-Programm und Umsetzung.

Welche Interessenverbindungen müssen erklärt werden?

Zu den erklärungspflichtigen Interessenverbindungen zählen typischerweise: Mandate in anderen Einheiten (Gesellschaften, Vereine, Stiftungen), Kapitalbeteiligungen an Einheiten, die in einer Geschäftsbeziehung zum Arbeitgeber stehen, familiäre Bindungen an Geschäftsführer oder Gesellschafter wesentlicher Dritter sowie außervertragliche vergütete Tätigkeiten. [déduit: gängige Compliance-Praxis in Anlehnung an ISO 37001 und WpHG-Anforderungen] Die genaue Definition des Erklärungsumfangs obliegt der internen Richtlinie jeder Organisation, die eine angemessene Risikoabdeckung mit einer vertretbaren Belastung für die Mitarbeitenden in Einklang bringen muss.

Wie organisiert man die Erfassung der Erklärungen?

Die Erfassung der Erklärungen kann drei Formen annehmen: eine jährliche Kampagne, bei der alle betroffenen Mitarbeitenden gleichzeitig eingeladen werden, eine anlassbezogene Erklärung bei einem Ereignis wie Stellenantritt oder Änderung der persönlichen Situation, oder eine Kombination beider Ansätze. [déduit: gängige Compliance-Praxis] Die Jahreskampagne gewährleistet eine regelmäßige Abdeckung; die anlassbezogene Erklärung erfasst Situationsänderungen zwischen zwei Kampagnen. Ein strukturiertes Werkzeug ermöglicht die Verwaltung beider Modalitäten, den automatischen Versand von Erinnerungen an Nicht-Antwortende und die Aufbewahrung der Nachweise jedes Schritts: Einladung, Erklärung, Analyse, Entscheidung, Archivierung.

Zum ergänzenden Meldekanal für Hinweisgeber, siehe den Artikel Hinweisgebersystem : konforme Meldeplattform einrichten.

Wer analysiert die Erklärungen und entscheidet über Maßnahmen?

Die Analyse der eingegangenen Erklärungen erfordert eine identifizierte Instanz, in der Regel den Compliance-Verantwortlichen mit Stellungnahme der Rechtsabteilung je nach Komplexität der Situation. [déduit: gängige Compliance-Praxis, abgeleitet aus ISO 37001 und WpHG-Anforderungen] Die Maßnahmen können von keiner Maßnahme (gemeldete Situation ohne festgestelltes Risiko) bis zur Befangenheit der betreffenden Person bei einer bestimmten Entscheidung, der Änderung ihres Zuständigkeitsbereichs oder, in den gravierendsten Fällen, der Auflösung der Interessenverbindung reichen. Jede Entscheidung muss dokumentiert werden: Die Nachvollziehbarkeit der Entscheidung ist das, was ein Auditor oder Prüfer im Kontrollfall verlangen wird.

Wie bewahrt man Nachweise der Erklärungen für eine Prüfung?

Die Aufbewahrung von Nachweisen ist eine praktische Anforderung, die häufig vernachlässigt wird: Es genügt nicht, die Erklärungen zu erfassen; man muss sie auch schnell, in einem nutzbaren Format, einem Auditor vorlegen können. [déduit: Ableitung aus allgemeinen Compliance-Anforderungen und DSGVO Art. 5 Abs. 2] Eine Tabellenkalkulation kann diese Funktion für einen begrenzten Geltungsbereich erfüllen; sobald die Anzahl betroffener Personen, Einheiten oder Kampagnenzyklen steigt, bietet ein spezialisiertes System überlegene Zuverlässigkeit bei Archivierung und schnellem Zugriff.

Zur Verwaltung von Interessenkonflikterklärungen im erweiterten Kontext, siehe den Artikel Interessenkonflikte : Erklärungen und Risikomanagement.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Erklärung von Interessenkonflikten für alle deutschen Unternehmen verpflichtend? Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen besteht nicht. Sektorale Pflichten gelten für Wertpapierdienstleister nach WpHG, für Kreditinstitute nach MaComp und für Unternehmen, die einem Compliance-Programm nach ISO 37001 oder LkSG-Anforderungen unterliegen. Andere Organisationen können eine Erklärung freiwillig im Rahmen ihres Ethikprogramms einführen.

Wie lässt sich die Erklärung von Interessenkonflikten mit der DSGVO vereinbaren? Die in einer Erklärung erfassten Daten sind personenbezogene Daten, teilweise besonderer Kategorie. Sie erfordern eine Datenschutzinformation, eine identifizierte Rechtsgrundlage (gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse) und eine festgelegte Aufbewahrungsfrist. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss diese Verarbeitung ausweisen. [lu: DSGVO, Art. 6, Art. 13, Art. 30]

Zum DSGVO-Compliance-Rahmen, siehe den Artikel DSGVO-Compliance : Datenschutz und personenbezogene Daten.

Kann eine Erklärungssoftware in das HR-System integriert werden? Ja, ein spezialisiertes System kann sich mit dem HR-System verbinden, um Identifikationsdaten der Mitarbeitenden vorzubefüllen und bei einem Stellenantritt oder einer Versetzung automatisch eine Erklärung auszulösen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Abdeckung des Geltungsbereichs.

Bietet Optivalue.ai ein Modul zur Verwaltung von Interessenkonfliktmeldungen an? Optivalue.ai stellt ein integriertes Verwaltungsmodul bereit. Weitere Informationen: Demonstration anfordern.

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